El trío calavera: mails, llamadas y reuniones.
Reuniones, mails y llamadas, el trío calavera o el trío de la muerte…
Datos relevantes
Según datos de la consultora McKinsey, dedicamos ni más ni menos que una media del 65% de nuestro tiempo laboral a responder mails, llamadas y acudir a reuniones.
Estas 3 tareas, son tan necesarias como improductivas a la vez. ¿Por qué? Interrumpen nuestro tiempo personal y provocan cierta pérdida de concentración.
Según dicha Consultora, nos interrumpen cerca de 60 veces diarias y cada una de estas interrupciones nos hacen perder una media de 3 minutos, o sea, perdemos 2-3 horas diarias con este tipo de actividades.
El poder de los eMails
Según FastCo, un 30% de nuestra jornada laboral la dedicamos a la gestión de mails y el 90% de estos no tienen demasiado valor o no son urgentes.
Por otra parte, la empresa australiana Atlassian indica que los trabajadores suelen consultar el correo electrónico una media de 36 veces cada hora e invierte 16 minutos en volver a concentrarse, lo cual provoca un descenso en la productividad enorme.
Las llamadas
Al igual que los emails, las llamadas también nos hacen perder concentración.
Según Harris Interactive, el 11% del tiempo laboral lo dedicamos al teléfono, siendo las llamadas que recibimos las que menos podemos controlar, aunque hay soluciones como dejar el teléfono en silencio o usar el buzón de voz.
A la hora de realizarlas, podemos evitar desconcentrarnos si dedicamos un tiempo exclusivo a ellas.
Las reuniones
Según datos del instituto tecnológico autónomo de México, ITAM, solo la mitad de las reuniones son productivas y, de estas, solo los primeros 30 minutos.
Haz cálculos de las horas que se pueden llegar a perder cada mes…
El uso del CRM
Todo esto ha levantado alertas en las grandes empresas, las cuales han visto en herramientas como un CRM una solución.
Los CRMs disponen de toda la información (llamadas, mails, reuniones) en una misma ficha por cada cliente. De esta forma, se reduce mucho el tiempo buscando mails o registros de llamadas de cada uno de dichos clientes con el paso del tiempo y optimizan la gestión diaria.
Además, todas las personas de la empresa pueden acceder a la información sin necesidad de perder tiempo revisando mails o consultando con otros compañeros.
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