Si tienes una empresa o lideras el departamento comercial de un negocio, el control de ventas es uno de los aspectos más importantes a los que debes prestar atención si quieres conseguir que la compañía se mantenga en el tiempo y, además, se expanda.
Y es que, gestionar el departamento de ventas conlleva estar atento a toda la gestión, recaudación, seguimiento de datos y monitoreo de los productos y servicios vendidos por la empresa. El mejor de los sistemas de objetivos que te marques será inútil si no se dispone de mecanismos para controlar su cumplimiento o desviación.
Para ello, se utilizarán habitualmente herramientas software que, partiendo de datos de entrada, sean capaces de generar los informes y gráficos de evolución y cumplimiento. Por supuesto la calidad de la información generada estará en función de la información con que se alimenten los sistemas.
Algunos de los datos que pueden utilizarse como entrada son los siguientes:
Fichas de clientes
Se trata de una herramienta de gestión de ventas que aporta numerosos beneficios para el negocio. Informa sobre la frecuencia de visitas, la rotación de los productos servidos e infiere datos como la tendencia del mercado.
El primer paso para crear la ficha de cliente de forma correcta implica sustituir los procesos manuales por bases de datos inteligentes. Las empresas que utilizan herramientas digitales de gestión de clientes cuentan con ventaja porque los procesos comunicativos se aceleran y se reducen notablemente los errores en la comunicación y las incidencias relacionadas con futuros pedidos.
Informe diario/semanal de los comerciales
El director comercial necesita un informe de ventas para tener información focalizada para dirigir los objetivos, actividades y resultados de ventas; además de para conocer de forma más precisa la formación y desarrollo profesional de los comerciales.
Los informes de los comerciales aportan datos sobre: la actividad de los vendedores, las visitas comerciales, gestión de cobros, número de llamadas realizadas, ingresos de ventas semanales, tasa media de conversión de oportunidades, indicadores de fidelidad y retención del cliente…
Notas de gastos
Informan acerca de los desplazamientos efectuados por los comerciales, de lo que se puede desprender las rutas de visitas, además de los gastos por representación como invitaciones a comidas, almuerzos de trabajo, etc.
Informe mensual
Elaborado por el jefe o responsable de ventas, recoge información consolidada de todo el equipo en el período. Esto ofrece datos relevantes acerca de las acciones promocionales llevadas a cabo, su resultado, las tendencias del mercado, etc.
Actas de reuniones de trabajo
Se puede extraer información cualitativa a partir de las opiniones recogidas de los clientes y resto de asistentes.
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